W&M获得国家能效奖
威廉玛丽律师事务所（William & 玛丽）员工提出的一个提高效率的创新想法获得了一项全国性奖项，并因其可持续性效益而受到称赞。
威廉玛丽在最新一期的《大学商业》杂志上被评为2010年秋季效率典范。这项新的全国性计划旨在表彰那些找到创新方法，以更短的时间和更低的成本为学生提供优质服务的学院和大学。
本科招生、大学注册和信息技术（IT）之间的合作理念现在自动化了大约60%的本地（州内/州外）申请审查，用于寻求学位的本科申请人。为了创建这个新的高效流程，一系列精心设计的问题被添加到通用申请的补充材料中，取代了学生必须下载，手工填写然后邮寄回学院的单独纸质表格。
“这个项目是William & 玛丽各部门合作的一个很好的例子，”副首席信息官伯尼·肯尼（Berni Kenney）说。“随着我们的发展，我们肯定会以此为例，看看我们共同完成了什么，为每个人创造了效率。”
据负责本科招生的高级副院长贝特西·昆齐奥（Betsy Quinzio）说，威廉玛丽学院去年收到了超过1.25万份本科申请。三分之一，大约5000名学生来自本州。
昆齐奥说：“作为一所州立学校，65%的学生必须来自弗吉尼亚州，所以了解学生是在州内还是州外是很重要的。”“及时做出住所决定至关重要，原因有几个：这影响到录取决定的处理、学生学费账单的发放、经济援助计划的发放以及机构报告的制作。”
昆齐奥和大学副注册主任金伯利·蒙巴卢（Kimberly Momballou）在测试软件升级时产生了这个想法。“这是其中一个时刻，我们都说，‘为什么我们不能这样做？’”
蒙巴卢说，她的办公室过去常常收到数千张来自旧本科录取程序的纸，估计总共约有1万张。现在，他们的纸张使用量减少了98%，这一环保福利支持了威廉玛丽公司的“做一件事”（DOT）可持续发展运动。
蒙巴卢说：“我们发现学生们提交的书面申请有第三份、第四份，有时甚至是第五份。”“因此，1万可能是保守估计，”她指出。
效率方面的巨大改进也使书记官长有机会审查它们的内部程序。过去，注册办公室有一个人专门负责筛选数千份申请，以确定居住权。
蒙巴卢说：“我们现在能够更好地利用我们的员工资源，专注于那些要求不明确、需要学生提供更多信息的更难的申请。”
不仅仅是学院从这种效率中获益。申请入学的本科生可以享受更快的申请流程和一个单一的地方提交所需的材料。
昆齐奥说：“过去我们不得不缠着学生要纸质申请表，但现在我们不需要了。”“这让学生们轻松多了。”
报告和业务分析师Danny Banks是招生办公室的IT联络人，他在项目的后端工作，开发自动化决策的矩阵。他还为这些数据创建了地图系统。
班克斯说：“对威廉玛丽公司的员工来说，通过使用技术来修改业务流程、提高效率和生产力的决定是显而易见的。”“我们在本科招生办公室的成功为在学院范围内扩张打开了大门。”
尽管学院已经取得了巨大的飞跃，但昆齐奥和蒙巴卢已经在思考调整和改进系统的创新方法。
蒙巴卢说：“我们现在面临的是2.0，也就是说，把这个想法付诸实施并应用到所有其他威廉玛丽申请人身上的最佳方式是什么。”
“这是第2.5阶段，”昆齐奥打趣道，“实际上轮子已经在转动了。”
