威廉玛丽公司的业务创新努力取得进展
节省楼宇维修合约费用。减少填补空缺的步骤。通过在信息技术（IT）中扩展基于云的计算存储来避免成本。
这些节约和流程改进是今年夏天William & 玛丽公司业务创新计划的早期成果。通过这一举措，该大学正在全面审查业务流程，以提高有效性和效率。
这项工作由一个由13名成员组成的指导委员会指导，该委员会由教务长和负责战略举措的副校长共同担任主席，成员包括教职员工、一名学生和一名访问委员会成员。
“这正是我们希望发现的，”教务长迈克尔·r·哈勒兰（Michael R. Halleran）说。“虽然我们知道William & 玛丽的管理功能已经运行良好，但我们一直在寻找改进它们的方法。商业创新计划为这一过程提供了一种结构化的方法，并有助于确保大学的资源集中在其战略重点上。”
自去年春天以来，设施管理公司在采购中采用征求建议书（RFP）流程，聘请指定承包商从事油漆、暖通空调、电气和类似行业等专业工作。
采购服务主任Greg Johnson说：“这项工作是独立于商业创新计划开始的，但它已经成为充分利用采购流程所能实现的一种模式。”“目前的估计显示，每年可节省26万美元，可用于一些没有资金但迫切需要的设施。
他继续说道：“通过遵循行业最佳实践，我们能够提供相同数量的工作，同等或更好的质量，但价格更低。”“作为业务创新计划的一部分，进一步的分析表明，在其他领域可以找到更多的节省机会。”
官员们说，总体业务创新计划的目标之一是释放资源，创建一个运作更有效的机构，流程更简单，系统反应更灵敏。
Halleran说：“这一努力的一部分是寻找在不影响质量的情况下简化流程的方法。”“最近填补空缺职位所需步骤的减少就是一个很好的例子。”
在商业创新项目的初始阶段，咨询公司Censeo Consulting Group在校园内进行了多次面试，发现目前人力资源部门填补空缺所需的步骤增加了处理时间。为了减少这些行政负担，人力资源部门已经取消了批准职位描述的需要，如果职位本身没有改变，只是简单地填补。此更改消除了8个流程步骤，其中6个需要提交和批准。
人力资源副总裁John Poma说：“如果我们能够应用类似的实用模型来绘制校园内其他人事行动的工作流程，我们就可以节省时间，减少员工的挫败感。”事实上，由于顾问在绘制工作流程方面的帮助，人力资源部门最近已经确定了可以取消的12步招聘流程中的另一个步骤。通过在招聘流程开始时与招聘官员更密切地合作，人力资源部门可以通过一个批准步骤来设定薪酬，而不是需要两个单独的批准。”
除了人力资源流程改进和合同成本节约之外，另一个夏季试点项目确定了在IT方面节约和避免成本的机会。
“大学对数据存储和计算能力的需求每年都在大幅增长，”首席信息官考特尼·卡彭特说。“将一些存储和计算能力从现场服务器转移到云端将提高我们现场系统的速度，并节省与现场服务器存储相关的大学硬件和维护成本。”
卡彭特补充说，估计表明以这种方式使用基于云的系统消除了建立数据中心的长期需求，这将花费数百万美元。
随着试点项目的完成，商业创新的努力现在将随着一项由advance和梅森商学院完成的全校范围内的调查的启动而扩大。从9月中旬开始，在接下来的几周内，电子调查将分阶段启动。
“基于今年夏天在advance和梅森商学院（Mason School of Business）进行的演习的价值，我们认为在全校范围内扩大这项调查是值得的，”负责战略计划的副校长亨利·布罗德斯（Henry Broaddus）说。
与今年夏天的示范项目一样，此次的调查也将由首尔大学教研室协助进行。在今年夏天启动试点项目之前，业务创新指导委员会与咨询小组合作，从1月到3月完成了对关键业务流程的初步评估，包括人力资源、IT、设施、采购和财务。
“这次全校范围调查的目的，”布罗德斯补充说，“是为了更多地了解人们认为影响他们工作效率的障碍，并促进对组织结构的长期思考。”
哈勒兰补充说：“这一过程不仅有可能改善我们的财务状况，还可能通过简化流程和改进支持系统提高教职员工的满意度。”
尽管校方表示，这项全校范围的调查结果将在今年年初前出炉，但他们指出，整体的商业创新工作更为长期，将持续数年。
“在整个过程中，”Broaddus补充说，“指导委员会将不断改进机会并跟踪结果。William & 玛丽社区的成员被邀请了解更多有关该计划的信息，并通过商业创新网站提供反馈。
“业务流程不是William & 玛丽所做的主要事情，”Broaddus说，“但我们希望William & 玛丽在这些方面表现出色，以便更好地支持我们的教育使命。”我们希望成为一所大学的典范，以系统和持续的方式发现成本节约、流程改进和长期效率的机会。”
