W&M推出创新采购系统buyW&M
在任何一天，像威廉与玛丽这样的研究型大学都有一份购物清单，读起来像是办公用品目录和科幻小说的混合体。
该大学负责商业服务和组织卓越的副校长杰基·费里（Jackie Ferree）说：“它完全涵盖了所有领域。”“对于佳博体育，我们购买移液器、各种气体、各种有害物质，但我们也支付电梯维护和基本建设等服务费用。从鱼牌到小蛋糕，再到新建筑，什么都可以。”
采购，是一个机构负责购买商品和服务的部分，通常不是一所大学的公众形象，但它涉及到它的各个方面。一旦购买了商品或服务，学校的应付账款办公室就会监督发票和付款过程。这些职能运作得越精简、效率越高，一所大学就能做得越好——产生新知识。
在2019冠状病毒病大流行期间，实施团队、W&M IT和来自整个大学的员工联手为该大学实施了一个名为buyW&M的新的采购到支付系统。该系统已经开发了14个月，将于今年夏天正式“上线”。
Ferree解释说，新的buyW&M系统将提供一站式的购物体验。与亚马逊（Amazon）类似，该系统允许用户查找供应商，创建商品和服务购物车，并获得所需的购买批准——所有这些都在一个网站上完成。该网站配备了可浏览的目录，已为十几个主要供应商配置，为用户提供与供应商协商的大学价格。
创新审批流程
采购服务主管、实施负责人之一马拉•奥斯汀（Marra Austin）表示，新系统将取代复杂的纸质采购审批流程。以前的制度有时确实需要在校园周围步行（或开车）签名。她解释说，新系统将自动生成适合任何采购项目的审批工作流。
她表示：“为了确保我们抓住绝大多数需要批准的交易，我们进行了大量合作。”“我们在前端完成了所有这些工作，从整个大学召集团队来用假设的例子进行练习。我们为此做了很多微调。”
奥斯汀解释说，buyW&M的设计是为了适应需求的变化。她说，实施小组急于收集反馈，并决定如何最好地将其纳入新系统。事实上，这项工作已经在过去一年的大部分时间里进行了。她解释说，政府成立了一个约30人的功能用户小组，代表所有学校和主要业务领域，以测试具体的采购方案，并提供反馈，以确保可用性和效率。
此外，Austin和其他团队成员一直在为W&M和VIMS校园举办虚拟市政厅和开放佳博体育，以使社区为过渡做好准备。她计划在系统上线后，继续在市政厅收集反馈。
奥斯汀说：“整个购买过程本质上很复杂，因为你是代表学校购买，而不是你的个人生活。”他说：“对用于某些采购的资金有限制，所以必须得到批准，但这些都是硬编码到系统中的。我们已经设置好了这一点，这样人们就可以专注于他们需要购买的东西，而不是所有其他可能基于他们想要购买的东西而产生的特质。”
创新供应商流程
Ferree解释说，发展buyW&M的关键目标之一是使大学购买的东西与它所重视的东西保持一致。新系统允许数据跟踪，以确定大学是否达到可持续发展目标，并提供目录更新，以提供更可持续的替代品，如一次性塑料。buyW&M还提供供应商简介，这将允许购买者选择从少数族裔拥有或女性拥有的企业购买。
Ferree说：“很明显，新系统带来了巨大的运营效率，但我们也有机会增加供应商的多样性和可持续性。”“我认为，随着William & 玛丽继续为未来设定目标，我们正在建立一个可以继续发展和发展的系统。”
费里补充说，塑造未来的一部分始于让学生参与这个过程。她的团队雇佣了一群学生，这些学生目前正在与供应商合作，让他们进入这个系统。在过去的一年里，他们还引进了带薪实习生，以帮助构思和实施更好的采购流程。
其中一名学生是23岁的Justin Maynard，他在W&M公司的可持续发展办公室担任可持续发展大使，并与Austin和执行团队合作，开发将可持续发展融入威廉玛丽采购政策和战略的方法。在一个研究项目中，他分析了该校的采购流程，并将其与国际标准化组织（International Organization For Standardization）发布的可持续性指导方针进行了比较。
梅纳德在一篇博客中概述了他的发现：“我相信，要创造真正的可持续变化，组织必须采用可持续的做法，而威廉玛丽采购服务公司的这个项目将帮助威廉玛丽采用这种做法。”“这段经历让我了解了组织采用可持续发展的各种方式。”
梅纳德发现，通过其“小型、妇女和少数族裔所有”（SWaM）倡议，W&M在社会可持续性方面表现出色。William & 玛丽的目标是42%的可自由支配采购来自SWaM供应商。梅纳德发现，去年40%的可自由支配支出来自SWaM供应商。
此外，他发现90%的William & 玛丽采购是30-49%的消费后回收成分，88%的电子产品支出是EPEAT金牌认证。
Ferree说：“这将帮助我们将采购与我们在William & 玛丽公司所关心的倡议结合起来。”“我们将能够使用来自buyW&M的数据来创建仪表板，并提供可见性，以真正展示我们是谁，我们代表什么。”
设计新系统的合同于2019年12月签署，就在2019冠状病毒病大流行爆发之前。费里说，这所大学经历了巨大的变化，在此过程中，校园社区表现出了学习和尝试新事物的新欲望。她补充说，buyW&M提供了一个继续拥抱创新和效率的机会。
她说：“我们设计了所谓的可配置系统，这意味着随着威廉玛丽公司的不断发展，这个系统也可以随之发展。”
