创建和维护政策和程序
标题：创建和维护整个大学的政策和程序责任办公室：校长办公室最后更新：第一版
我的范围
这一政策适用于整个威廉玛丽大学，包括弗吉尼亚海洋科学学院（大学）。它适用于大学社区的所有成员，包括教职员工和学生。
2。目的及政策声明
威廉玛丽学院致力于支持和促进一种正直和负责任的文化，在这种文化中，所有大学员工和学生都以道德、诚实和合法的方式行事。威廉玛丽通过书面政策和程序向大学社区成员传达对此类行为的期望。大学成员必须遵循和维护所有适用的政策和程序，并在创建和维护政策和程序时遵守本政策。
制定、实施和培训特定政策的责任落在指定的负责办公室。合规与公平办公室（OCE）负责确保责任办公室遵循符合本政策的适当政策制定和批准流程。负责办公室负责政策的准确性、及时性以及对适当受众的教育和意识。
3。定义
- 行政政策阐述了适用于整个大学的运营期望和/或遵守适用的法律、法规、政策和程序。行政政策的制定或实质性修订须经总统行政领导小组（ELT）批准。
- BOV政策是一项行政政策，涉及大学治理问题或需要BOV批准才能生效。在与校长和大学法律顾问协商后，英语教学中心有权决定一项政策何时获得访问委员会的批准。
- 强制执行指个人、部门、单位、分部或学校未能遵守政策规定的后果，或从事政策所禁止的行为的后果。后果可能包括但不限于纠正措施、教育要求、财务影响和/或纪律处分。
- 行政领导班子是学校行政管理的高层领导班子；与总裁一起制定战略方向并与利益相关者沟通的指定小组。
- 指引提供行政或BOV政策的额外细节和方向，并提出建议或首选的行动方针或行为；指引一般与实施大学政策有关，并不取代既定政策的要求。指导方针不同于规定大学成员采取行动的政策和程序。当要求大学成员采取某些行为和行动时，不应使用指导方针代替政策。
- 临时政策是满足紧急需要的临时行政或BOV政策，需要在规定的审批程序之前实施。临时政策的期限为一年或更短，并须经教学小组批准。
- 当地的政策满足某一单位、部门、部门或学校的独特需要，通常适用于或影响某一单位、部门或学校。
- 小的修正是那些不会改变现有策略的范围或应用的更改。小修改的例子包括但不限于个人或部门的标题更改、拼写更正、更新的超链接或添加新的相关文档。
- 政策阐明了对大学社区的行为、行动和活动的要求和期望。政策可能要求或禁止某种行为，支持遵守适用的法律法规和/或降低风险。
- 政策库是当前有效的所有临时和最终管理或BOV政策的官方存储库。本地策略位于适用的单位、部门、部门或学校。
- OCE的政策计划监督政策和程序的制定、审查和批准过程。该计划为负责办公室、校长、英语教学中心或各自指定的人员提供指导，并维护一个最新的、全面的政策图书馆网站，以提供对所有大学政策的访问。
- 政策声明描述了政策的目的、主要要求和期望。
- 程序包括必要的强制性行动和过程，以遵守政策，支持遵守适用的法律法规，并降低风险。政策可能包括也可能不包括程序。就本政策而言，除非另有说明，所有提及政策的内容均包括程序。
- 相关文档是制定相关政策和程序的关键文件，可能包括联邦法规、州法规、州政策和其他威廉玛丽政策、程序和指南。
- 责任办公室是行政办公室，通过办公室内的个别政策所有者的行动，负责制定和实施政策，包括确保主题事项的准确性，培训适当的受众，强制执行和监督政策的遵守情况，以及及时审查。
- 主题专家是指通过长期的学习和实践，在某一特定领域或主题中具有重要知识和技能的个人。
- 实质性的修订更改现有政策的范围或应用，因此需要通过规定的政策程序获得批准。
- 就本政策而言，及时审查是指至少每三(3)年（三年期审查）一次所需的审查和修订，以及根据法律、法规和其他发展的要求进行更频繁的修订。
- 大学整体政策指的是适用于整个威廉玛丽大学的行政政策和BOV政策，包括弗吉尼亚海洋科学研究所
四、政策
A.行政政策
创建或实质性修订适用于整个威廉玛丽大学的行政政策需要：
- 行政领导小组批准制定新的行政政策
- 大学法律顾问的检讨
- 可选的10个工作日，允许大学社区通知和评论
- 在生效前得到ELT的最终批准
- 某些行政政策需要访客委员会（BOV）的额外批准。
B.地方政策
适用于大学内个别单位或部门的政策不需要校长英语教学中心或BOV的批准。本地策略不能与管理策略或BOV策略冲突。如果存在本地策略冲突，则本地策略的冲突元素无效。
C。 临时政策
在某些情况下，需要加速实施的行政政策可根据本政策获得临时批准后生效（见§V.D）。
D.政策库
OCE在政策图书馆中保留所有有效的大学政策的官方版本，并根据弗吉尼亚图书馆的记录保留和处置计划负责保留和销毁政策文件。
诉程序
A.创建新的行政和BOV政策
- 启动阶段：负责办公室在负责办公室的监督下，通过与英语教学成员协商，评估行政政策的必要性。评估应包括：A.政策目的概述B.政策目标（例如要求或禁止行为、降低风险、遵守州或联邦法规、州政策、保护健康或安全、财政责任）C.制定行政政策的理由
- 概念批准：负责办公室监督的英语教学小组成员将确保整个英语教学小组对拟议政策的初步起草进行批准。
- 起草阶段:在寻求最终批准之前，负责办公室负责完成以下步骤：
- 在责任办公室内指定一名代表，负责与OCE沟通，并与利益相关者和相关主题专家协商起草政策。
- 以最终或草案形式考虑适当的实质性要求、对大学利益相关者的潜在影响以及其他大学政策。
- 如有需要，请联系大学法律顾问办公室，就新政策的必要性、范围和实质性要求获得法律建议。
- 审查阶段：负责办公室向OCE提交一份使用威廉玛丽政策模板的政策草案和一份拟议政策的执行摘要。政策建议摘要包括：制定政策的原因；政策所涵盖的一般要点；说明为政策草案提供意见的利益相关方办事处或人员的信息；起草时考虑的其他大学政策或资源；以及对政策影响的一般评估。
- OCE审查政策草案，以确保格式正确，符合适用法规，与其他行政和BOV政策兼容，以及整个政策的一致性和清晰度。OCE还将确定任何额外的利益相关者，并酌情建议与其他大学单位（如人力资源、财务、教员和/或员工大会）合作。
- OCE将政策草案和执行摘要提交给大学法律顾问办公室进行法律审查，并根据相关法律意见对草案进行进一步修订或提出建议。负责办公室通过负责办公室监督的英语教学成员向整个英语教学中心提交修订草案和执行摘要，供其审查、提问、建议和评论。负责办事处与欧安组织合作，对问题和评论作出答复，并提出进一步订正草案供最后核可。
- 最终审批阶段：ELT可能会批准政策草案或将政策草案退回审查阶段，以便与利益相关者进行更多的编辑和协作。批准或要求更多的编辑应由负责办公室监督的ELT成员传达给负责办公室的个人代表。
- 在实施之前，ELT应决定是否应公布经批准的草案以征求整个大学社区的反馈。如果需要公布，OCE应在其网页上公布政策，并要求大学社区通过W&M文摘和学生事件提供至少10个工作日的反馈。对于已发布的政策，责任办公室和OCE应审查来自社区的反馈，并作出适当的修改。最后的政策文件应提交给英语教学小组进行最后的批准。最终批准应由负责办公室监督的ELT成员通知负责办公室。
- 实施阶段：在获得ELT的最终批准后，负责办公室应：将最终批准的政策提交给OCE，纳入政策库。通过W&M Digest和/或Student Happenings通知整个大学社区新政策的生效日期。就政策内容和合规性对适当的受众进行沟通、教育和培训。
维护现有的行政和BOV政策
- 遵守情况监测和执行：负责办公室负责监测政策要求的遵守情况；识别和报告或解决合规问题；评估政策在实现预期结果方面的有效性，以及是否有必要进行持续的改革。
- 及时审查：责任办公室必须至少每三年审查一次政策，并酌情遵循以下程序。OCE将提前通知三年期审查日期即将到来。A.无需修改：负责办公室通知OCE三年期审查已完成，无需修改。下一次修订日期定在完成之日起三年内。B.小修订：责任办公室根据本政策的定义进行所有小修订，并将修订后的政策提交给OCE审核并发布到政策库。如果在三年期审查期间只作了少量修订，则将更新修订日期；但是，如果小的修订发生在周期之外，则修订日期将与三年期审查时间表保持一致。C.实质性修订：如果需要实质性修订，则需要对政策草案进行全面审查。责任办公室必须遵循§V.A.规定的审查和最终批准阶段程序第4条和第va条本政策的第5条。执行摘要应包括作出实质性修改的理由。
- 退休政策：当负责办公室在与适用的ELT成员协商后，确定政策已经过时，政策的退休可以按照以下规定进行考虑。
- 行政政策的废止需要英语教学小组的批准。
- BOV政策的终止需要得到ELT和BOV的批准。BOV保留将此委托给ELT的权利。
- OCE将从策略库中删除已退役的策略，并负责文档保留。
- 负责办公室应通过《W&M文摘》和《学生事件》向整个大学社区通报该政策的废止。
C.本地政策
如果负责办公室确定需要一项仅适用于大学内单个或多个单位的政策，负责办公室或政策所有者应与OCE协商，以确保适当的分类为本地政策，并考虑任何相关的大学政策。与管理策略冲突的本地策略无效。鼓励责任办事处遵循上述相关程序起草、实施和维护当地政策，包括在适当监督下获得ELT成员或指定人员的批准。
D.临时政策状况
这一地位应谨慎使用，并在最紧急的情况下使用，以便对这一进程表示极大的尊重，以支持共同治理。在紧急需要的情况下，如认证、法律、监管或补救行动的要求，无论情况是否需要新的政策或对现有政策进行实质性修订，负责办公室都可以获得ELT的临时批准来实施行政或BOV政策。为了获得临时批准，责任办公室必须由OCE和大学法律顾问审查临时草案，然后获得ELT的最终批准。在作为临时政策获得批准后的一(1)年内，责任办公室必须完成此处所述的所有必要的政策制定程序，以使临时政策成为最终政策。如果责任办公室在一(1)年内未能获得批准，则该政策可能会从大学政策库中删除，并被视为无效，或者可能会删除实质性更改，并且先前批准的政策版本将再次生效。ELT保留延长此期限的权利。
VI。执行;投诉、委屈或上诉
这项政策由英语教学中心和英语教学中心执行。不遵守这一政策的学生将被提交给负责办公室的英语教学成员，并可能导致纪律处分，包括解雇。威廉玛丽律师事务所支持一个免于报复的环境。禁止对任何提出善意关切、提出澄清问题或参与调查的员工进行报复。
7。授权、修改、实施
这项政策得到了总统的批准。ELT负责执行这一政策。
