跨校园团队，SWaM供应商在COVID-19期间保持W&M供应
集中采购和使用小型、妇女和少数族裔拥有的供应商，节省了大量费用
手套、口罩、洗手液：在COVID-19大流行最严重的时候，这些行人用品变得非常抢手，而且相当稀缺。
但是，由于一个跨大学的团队和小型、妇女和少数族裔拥有的企业（SWaM）的支持，William & 玛丽能够获得这些物品和其他继续运营所需的材料，同时也保护了社区成员的健康。
W&M采购服务公司的战略采购分析师David Zoll说：“看到这群人聚在一起，找出我们大学需要什么产品，我们需要多少数量，我们到哪里去找这些东西，真是太棒了。”
团队合作
当疫情开始时，该大学认识到需要改变采购方式，集中采购，从即时库存模式转变为仓库库存模式。
“我们发现需要洗手液的原因之一是，人们一开始联系我们时告诉我们，‘我没有洗手液。我们要去哪里？我们在哪里买？’”该公司高级采购官凯西•梅贝表示。“几年前，我们在一个中央仓库工作，满足我们所有的需求，但后来多年来，人们开始负责订购自己的材料。所以我们发现我们真的有必要回到以前的思维方式，这样我们就不会和自己竞争了。”
为了满足整个大学的需求，采购服务部与来自设施管理、环境健康与安全、建筑服务、检疫与隔离住房以及W&M大学弗吉尼亚海洋科学研究所的代表合作，组成了一个团队，致力于思考大学继续运营需要什么，如何获得这些物资以及如何分配这些物资。该团队每周举行一次会议，就供应采购状况向校园部门、预算办公室和COVID应对团队领导层提供建议，并为即将到来的需求做出计划。
除了采购的交货期长，一个挑战是让部门采购员了解他们可能不习惯购买的商品的正确价格，比如口罩。
“如果你不习惯买那种东西，那么你可能会花太多钱，”Zoll说，并补充说他们希望避免成为价格欺诈的受害者。“通过我们共同努力，我们能够节省资金，为大学提供保持开放和管理流程所需的资金。”
这次合作利用了规模经济，在员工被要求削减任何不被视为关键任务的支出时，为大学节省了成本。
例如，W&M能够集中购买消毒液，从Veritiv公司购买两批批量订单，每批订单不到1.5万美元，而平均投标成本为2.2万美元，这两批订单总共节省了1.4万美元。
此外，W&M为整个大学从Ferguson Enterprises购买了洗手液架、分配器和解决方案，花费48,000美元多一点，而平均投标成本为87,000美元，节省了39,000美元。
所有这一切都是由跨校园团队的成员实现的，他们中的许多人在疫情最严重的时候都在校园内工作，以确定需要哪些产品，确保它们有效和安全，以合理的价格购买并将它们送到需要的地方。除了Zoll和Mabe，团队成员还包括环境健康与安全（EH&S）总监Teresa Belback；Ryan Wright， EH&S专家；商业服务总监Sharon Mikanowicz；Liz deweeks，采购专家；仓库主管John Bjers；鲍勃·莫曼，建筑服务总监；会议和活动服务总监玛丽琳·毛雷尔；VIMS设施管理执行董事Mark Brabham；以及VIMS财务和行政服务总监卡罗尔·汤姆林森（Carol Tomlinson）。
梅贝说：“无论如何，我们都密切合作，但这是一个更大的机会，让我们团结起来，为大学和在疫情初期以及之后我们返回校园时留在这里的人们改善事情。”
游的支持
当跨校园团队会面时，很明显，大学里许多较大的供应商将无法向W&M提供物资，因为他们已经有了大量订单，或者因为他们的库存仅限于一线工人和急救人员。
佐尔说：“所以我们真的需要开始向SWaM供应商社区寻求帮助，他们能够为我们打开供应线，让我们得到我们需要的东西。”
与集中采购一样，这一举措为大学节省了成本。例如，swim的供应商之一Miles Ahead Distribution能够提供教室湿巾，与其他供应商相同产品的平均投标成本相比，为该校节省了10.4万多美元。
另一家SWaM供应商Bright Ideas是一家位于弗吉尼亚州的小型女性企业，它能够为W&M提供健康工具包，包括口罩、洗手液和清洁湿巾，从而节省了约4.5万美元。
W&M在大流行期间使用的其他SWaM供应商包括TK促销公司，该公司提供布面罩；TSRC，用于洗手液和丙烯酸屏障；Hackworth reographics公司，生产丙烯酸屏障和标牌。
Oleta是一家少数族裔拥有的小型当地企业，也被用来为学生提供往返隔离和隔离住房的交通服务，包括校外场所。
“我们的运输合作伙伴提供的工作，虽然被认为有点‘幕后’，但实际上是非常完整和值得赞赏的，”管理W&M隔离和隔离住房的毛雷尔说。“对于那些被转移的学生来说，这项服务帮助他们顺利过渡，真正让他们在最紧张的时期少了一件担心的事情。”
近年来，W&M一直致力于通过诸如年度SWaM供应商博览会等努力来增加其供应商的多样性。该大学目前的目标是使用SWaM供应商至少占所有支出的42%。Zoll说，在疫情最严重的时候，这个数字是50%。
“我认为，从供应商的角度来看，这是最大的收获，我们在这里的成功离不开SWaM供应商，”他说。
