入学申请数字化
W&M IT和本科招生办公室正在帮助2018届毕业生创造历史，而申请人甚至都不知道这一点。
今年申请威廉玛丽大学的高中毕业生将是300多年来第一批申请威廉玛丽大学的学生，他们的申请将被自动载入Banner，并由招生委员会进行数字化阅读。与一个本科申请人数创历史新高今年，引入新流程的时机刚刚好。资讯科技署与本科招生处职员的合作是项目成功的关键。
虽然在网上提交通用申请时，申请人可能不会明显看出这一点，但W&M的招生官员以前一直在打印纸质申请，每年有近10万页的纸张。现在，所有的申请都自动加载到Banner，允许招生读者在线查看申请。学生档案将以数字形式存在，允许他们的信息在录取过程中和学生入学后在院系之间传输和共享。每个应用程序文件以前包含22张纸——这个数字已经减少到1张。
招生主任兼招生副教务长亨利·布罗德斯（Henry Broaddus）说，建立这个新系统的原因不一定是为了加快流程，而是为了让它更好地运作。布罗德斯说：“成像的目的是为了有机会为申请人提供优质的服务：改进我们的流程，使我们的院长和工作人员能够以更好的格式获得信息，帮助他们做出更好的决策，更快地获得更多的信息，并将所有信息存储在一个地方。”
未来的学生不必担心——每份申请仍将由至少两名读者审阅。然而，招生工作人员现在可以更容易地咨询申请，因为纸质文件不需要来回传递。1984年的副院长兼招生信息系统主任贝琪·多兰（Betsy Dolan）还记得，当两位读者第一次意识到他们可以同时查看偏远地区的一份申请时，他们是多么兴奋。不必描述应用程序的一个特性，两个读者都可以拉出文件并同时查看它。
在过去的六个月里，Dolan在包括IT报告和业务分析师David Trott和Windows工程经理Jim Supplee在内的IT人员的支持下，在本科招生办公室领导了该系统的实施。为实施而进行的广泛的IT准备工作包括与供应商顾问就如何使用文件成像进行培训；构建测试环境，包括服务器、数据库和应用层，以加载测试数据，方便培训；重新安排夜间的工作和流程，以适应新的电子数据，包括申请人的考试成绩。
Trott说，一旦实施过程开始，这个过程就很容易启动和运行。在Windows团队的帮助下，他能够支持招生工作人员解决任何问题或问题，包括对通用申请系统提出挑战的重大变更。Trott现在继续参与这项工作，解决出现的技术问题，并每天监控系统的加载错误。
随着时间的推移，文件成像将包括W&M的许多办公室，但实施团队首先关注的是本科招生办公室。注册办公室是下一个参与其中的，并且已经收到了春季转学生的电子文件。
到目前为止，已经有超过71,000个文档被加载到Banner中，其中85%是以自动化方式进行的。如此多的文件装载意味着节省了16万张纸，或者节省了4到5棵树。文档成像不仅有利于环境和录取工作的效率，还具有显著的安全优势。由于没有纸质申请与读者一起旅行，因此学生的信息有一层额外的安全保护，并且这些记录可以免受自然灾害的威胁。
布罗德斯和多兰都表示，该系统在早期录取阶段运行良好，但真正的考验将在2014年到来，届时，班纳大学将收到10倍于常规录取阶段的申请。随着1月1日截止日期的过去，压力测试的时间已经到了，但如果过去是未来的预兆，那么it招生团队似乎已经准备好迎接挑战。
