W&M引入新的采购付款系统
W&M的IT部门和来自整个大学的员工一起为大学实施了一个新的采购-支付系统。新制度已签订了合同Jaggaer并被命名为buyW&M． 该系统已经开发了14个月，并将于今年夏天正式“上线”。
在弗吉尼亚联邦政府宣布将替换当前的电子采购系统eVA之后，弗吉尼亚大学评估了它的选择。2019年底，W&M基于Jaggaer增强的内部和外部用户体验以及许多提高效率的机会，选择了Jaggaer基于云的解决方案。正在实施的平台模块包括供应商管理、电子采购、发票、合同和采购。
新的buyW&M系统将提供一站式购物体验，允许用户在一个站点上查找供应商，创建商品和服务的购物车以及获得申请批准。采购服务部主任Marra Austin表示，新系统将“用系统生成的自动化审批工作流程取代零散的纸质审批流程，该流程根据采购项目量身定制”。一旦交付了商品和服务，用户将在buyW&M中将商品标记为已收到，并启动付款流程，从而取代当前的供应商付款请求表单。
可浏览目录已经为十几个高容量或高消费的供应商（如The Supply Room Companies， Amazon和Fisher Scientific）配置，为用户提供这些供应商的协商定价。BuyW&M将收到来自这些供应商的电子发票，如果货物已收到且关键发票元素与采购订单相符，这些发票将自动提交付款。
过去（目前）的采购和付款程序随着时间的推移得到了加强，但缺乏效率。BuyW&M通过提供一个直观的平台来简化流程，该平台通过改进的自动化解决了从采购到付款的整个生命周期。技术项目经理Catherine Freiling说：“IT方面的一个关键好处是buyW&M和Banner之间的集成，它允许信息实时更新，这是以前的接口所缺少的功能。”
在研究采购系统时，项目团队发现超过70%的R1大学（那些从事最高水平研究活动的大学）使用Jaggaer。此外，Jaggaer已经成功地集成到使用Banner作为企业信息系统的学校（如W&M）。签订合同后，W&M会见了使用Jaggaer的同行机构。W&M核心项目团队特别感谢弗吉尼亚联邦大学最近实施了相同的系统。
一旦W&M承诺引入这个新系统，下一步就是在大学社区内进行反馈和协作。整个大学的团队聚集在一起为这个项目工作。特别地，创建了一个大约30人的功能性用户组。该小组测试了具体的采购方案，并提供反馈，以确保一切都有效和正确地工作。
此外，Austin和其他实施项目团队成员已经为W&M和VIMS校园举办了市政厅和开放佳博体育，所有这些都是虚拟的，以使社区为过渡做好准备。由于COVID-19大流行，W&M教职员工的大多数成员都是远程的，因此这些虚拟会议对于提供信息、更新和提问机会至关重要。奥斯丁计划在系统投入使用后继续建造这些市政厅。
在2019年12月签署合同时，没有人会想到这所大学在接下来的一年里会经历这么大的变化。然而，这个新系统是一个拥抱积极变化并推动更有效流程的机会。在整个推出过程中，奥斯汀指出，她看到了“与校园社区的互动，以及学习和尝试新事物的意愿和愿望”。BuyW&M将为校园提供一个更高效的采购到支付系统，所有参与该项目的人都致力于使过渡尽可能简单。如对buyW&M有任何疑问，请联系[[buywm]]．
