DocuSign让文书工作变得简单
负责管理大量文书工作的行政人员仔细地对数字文件或打印副本进行分类，但在这项艰巨的任务中，人为错误的可能性始终存在。有时，缺乏标准化可能会导致打印重复的副本，尽管管理人员努力工作，但冗长的文书工作过程增加了数据不准确的风险。
例如，威廉玛丽公司的采购服务部每年处理大约250份合同。每份合同的信息都必须以实物形式传送到Banner，然后转移到可以上传到成像系统的文件中。在这些步骤中，将创建一个处理号，然后将电子邮件发送给请求的发起者。但这些步骤只是冰山一角，在将信息归档到一种“数字柜”中之前，还必须进行其他几个步骤。在整个过程中，信息被多次触摸。
信息技术软件系统总监Corinne Picataggi希望找到一个更好的解决方案，她说：“有了DocuSign，我看到了消除数据输入和流程效率低下的潜力。使用DocuSign，没有人需要手动输入值。它们被自动加载到班纳大学或其他大学的企业系统中，消除了数据输入的需要，并将该过程转变为数据完整性审计。”她率先在W&M引入了DocuSign。传统上，DocuSign被用作简化获取有效签名过程的行业工具。然而，在W&M， DocuSign的功能略有不同。
使用DocuSign， W&M可以消除冗余数据输入的需要，因为该程序可以重新安排文件的处理方式。表单和交付过程在DocuSign中都是标准化的，这消除了创建重复或冗余提交的风险。通过DocuSign处理的文档也可以轻松地路由到最终目的地，绕过注册表单所需的前面步骤。
另一个令人兴奋的特性是，在DocuSign中审批表单也需要更少的时间，只需几分钟。DocuSign不需要一个人在不同格式之间传输数据，而是将信息转储到Banner本身，并自动创建与相应记录相关联的图像。此外，以前的文书工作是一次管理一个客户，而DocuSign允许管理员同时处理多个案例。
校园里的许多办公室已经开始在他们的系统中实施DocuSign，比如教务处、学生办公室主任和我们的各个研究生院。
VA-4表格是第一个使用DocuSign自动化的表格，由会计运营总经理Ruth Erb试行。谈到她的DocuSign经验，她说：“我们能够加速和标准化处理，以提高效率。我们还改进了可访问性、易用性，并支持全局访问。该系统的智能也非常出色。”
现在每年大约有3000张VA-4表格不再需要手工填写。除了VA-4之外，还有一长串表格等待自动化。Picataggi说：“我们试图建立一个流程框架，这样一旦我们有了数据，我们就可以以更快的速度轻松地添加新表单。”虽然第一个表单花了大约一年的时间来完全实施，但Picataggi预计未来表单的周转时间仅为6-8周。
与此同时，IT部门正在寻求扩展可通过DocuSign实现自动化的表单类型。最近加入系统的表格是W-9税表。它比VA-4更复杂，允许DocuSign的自动化帮助指导用户完成必要的步骤。下一步将是W-8税表的翻译。DocuSign的项目经理James Strawn也讨论了DocuSign在其他地方的实现。“有了DocuSign，我们可以把它放在CAS （W&M登录过程）之后，然后在表格上填充信息，这有助于消除错误，是一个更安全的过程，甚至使文书工作更清晰。”
W&M是DocuSign在高等教育管理自动化方面的早期用户，但到目前为止它已经非常成功。DocuSign团队甚至邀请该校与其他学校讨论我们在DocuSign方面的经验。此外，Picataggi将在埃卢西亚会议（Banner的企业供应商）上继续与其他学校合作。在DocuSign出现之前，衡量复杂流程的效率是很困难的，但有了DocuSign，就很容易找到明确的积极结果。
