新资讯科技系统改善家长服务
当学生们上大学时，联系父母往往不是首要任务。有了新课程和新朋友，让爸爸妈妈了解最新情况有时会让学生们忘记。它表面上的重要性甚至随着四年的推移而减弱。然而，拥有关于家长的准确数据对包括发展和学生事务在内的许多办公室的活动至关重要。在过去的两年里，W&M资讯科技实施了一套精简的系统，帮助校园办事处的外展活动变得更加高效。
精简的系统
几年前，当一封寄给W&M家庭的电子邮件有15%的回弹率（无法发送的电子邮件的百分比）时，学生部副主任兼家长与家庭项目主任马克·赛克斯意识到需要做些什么。是时候找到一种更好的方式来获取最新的学生和家庭联系信息了。他向IT部门求助，试图想出一个解决方案，午餐时的一次简单交流让他意识到，IT部门有专门知识和能力在W&M收集和分发学生和家庭联系信息的三个系统之间建立一座“数据桥梁”。
过去一年中，在许多地方，学生们常常被要求多次输入联系信息和紧急信息。这些数据由招生办公室、发展部和班纳的学生收集和使用，但学生们一遍又一遍地为系统输入数据。系统要求的相同信息种类繁多，常常让学生感到沮丧和困惑。这种重复使得学生的联系方式不太可能是准确的，因为当手工更改时，通常不会在所有地方更新。
然而，有了新的联网系统，学生们被要求每学期在一个中心位置更新和验证一次他们的紧急情况和联系信息。通过将学生信息简化到一个入口点，在发生个人或校园紧急情况时，当局更有可能获得适当和正确的信息。
赛克斯说，这个简单的改变产生了巨大的影响：“如果它如此复杂，这就是为什么我们没有得到最新的信息——因为我们让它变得很难。如果我们让你更容易向我们提供这些信息，我们就有更大的机会得到它。”
尽早接触父母
简化后的系统现在在入学时从通用申请中提取家长联系信息，这意味着学生事务处能够在收到录取通知书后立即联系被录取学生的家庭。这一努力取得了成效，现在父母之间的沟通回复率不到3%。赛克斯说，他的目标是反弹率低于1%。
学生事务办公室还使用家长数据，通过每月的时事通讯与在读学生的家庭联系，并与新入学学生的家庭联系。虽然这一流线型系统是在近两年前实施的，但其效果最近给人留下了深刻印象。赛克斯说，在提前录取季节，他收到了一名刚被录取学生的家长的回应，当时他能够立即联系并邀请该家庭参加被录取学生的聚会，欢迎该学生来到佳博体育。这位家长是弗吉尼亚州另一所大学负责发展的副校长，从一开始，她就对W&M大学在家长拓展方面的领导作用印象深刻。
合作的努力
但赛克斯说，真正的故事是关于W&M各部门的合作。IT支持学生事务的倡议，就像它支持校园里的许多其他努力一样。将系统简化为一个精简的程序，提高了许多办事处的工作效率，使业务流程比以往任何时候都更有效率。
赛克斯说：“这是一个直接的过程，不同的办公室有不同的优先事项，为了整个机构的最佳利益而共同努力。我认为这是关键。很少有学校的院系真正像伙伴一样合作，对我来说，这是我们在威廉玛丽学院集体完成的最成功的事情。我们不是各自为营，而是为了最重要的事情而共同努力，最终的目标是学生。
